Etiske regler for Gjensidige

Hovedprinsippene er utdypet nedenfor.

1. Gjensidiges verdigrunnlag og etiske regler

En god forretningskultur og et positivt omdømme er en grunnforutsetning for Gjensidiges virksomhet. All aktivitet skal gjenspeile dette.

Beslutninger og handlinger skal være styrt av normer, verdier og etiske regler som er i overensstemmelse med den alminnelige rettsoppfatning og den posisjon Gjensidige har som en betydelig samfunnsaktør og stor skadeforsikringsaktør i det nordiske markedet.

Gjensidiges virksomhet er avhengig av tillit fra konsernets ulike interessenter. Tillit må opparbeides over tid og må vedlikeholdes. Alle aktiviteter i Gjensidige skal tåle dagens lys. Det forventes derfor av medarbeidere at de til enhver tid opptrer i tråd med konsernets etiske regler.

Den enkelte er selv ansvarlig for å holde seg orientert om de retningslinjer og lovregler som gjelder innenfor sitt arbeidsområde. Linjeleder er ansvarlig for å gjøre de etiske reglene kjent og passe på at de følges. Aktuelle etiske problemstillinger bør derfor settes på dagsorden med jevne mellomrom, f.eks. på avdelingsmøter.

De etiske reglene gir også veiledning om hvordan en medarbeider skal handle for å etterleve selskapets verdinormer. Dersom han/hun er i tvil, skal vedkommende ta kontakt med sin nærmeste overordnede.

2. Hvem omfattes av reglene?

De etiske reglene viser hvilke forventninger og krav Gjensidige stiller til sine medarbeideres handlemåte og opptreden. Både medarbeidere, vikarer og innleide konsulenter omfattes av de etiske reglene i sin virksomhet for Gjensidige.

I noen situasjoner gjelder de etiske reglene også for medarbeiderens nærmeste, senere betegnet som "nærstående". Med nærstående forstås medarbeiderens ektefelle, samboer, partner, barn, øvrig nær familie, samt selskap, forening, lag og lignende der en selv eller noen av disse har vesentlig innflytelse. Også andre forhold og relasjoner kan være av en slik art at de berørte etter en konkret vurdering må likestilles med nærstående(for eksempel naboer, nære venner m.v.).

3. Opptre med respekt og omtanke

Det er et felles ansvar å bidra til å bygge lagånd og et godt arbeidsmiljø. Den enkelte forventes å opptre med respekt, omtanke og alminnelig høflighet i forhold til kolleger så vel som konkurrenter, kunder og andre. Ved å være inkluderende og engasjert, spiller man hverandre gode. Diskriminering eller trakassering skal ikke forekomme.

4. Unngå interessekonflikter

Forholdet til leder og kolleger
Gjensidige ønsker å skape et positivt, utviklende og utfordrende arbeidsmiljø. Tillit, respekt, samarbeid og åpenhet i forhold til leder og kolleger er grunnlaget for å nå dette målet. Alle medarbeidere har ansvar for å bidra til å skape et godt arbeidsmiljø i Gjensidige.

Forholdet til kunder og leverandører
En medarbeider må ikke la beslutninger eller handlinger bli påvirket av utilbørlig press eller tilbud om økonomiske fordeler fra parter med egeninteresser. Oppstår slike situasjoner, skal medarbeideren uten opphold rapportere forholdet til nærmeste overordnede (parter med egeninteresse kan finnes både internt og eksternt).

Medarbeidere kan ikke motta ytelser eller goder fra andre som kan relatere seg til medarbeiderens arbeidsforhold i Gjensidige, da dette kan innebære en fare for interessekonflikt. Er man i tvil, skal nærmeste leder underrettes skriftlig om slike relasjoner.

Medarbeidere eller nærstående skal ikke motta rabatter ved personlige kjøp av varer eller tjenester fra Gjensidiges forbindelser som medarbeideren har kontakter med gjennom sitt arbeid, med mindre det dreier seg om ordninger som er åpne for samtlige av Gjensidiges medarbeidere.

Utbetalinger/honorarer fra Gjensidige til eksterne tjenesteytere skal stå i rimelig forhold til de satser som er vanlige i markedet, og skal alltid behandles skattemessig korrekt.

Hvis en medarbeider på noen måte kan betraktes som inhabil i forhold til eksterne tjenesteytere, skal alle avtaler forhåndsgodkjennes av nærmeste overordnede.

Forholdet til offentlige myndigheter
Alle medarbeidere skal sette seg inn i de regler, lover og forskrifter som gjelder for eget ansvarsområde, og sørge for at disse følges. Medarbeiderne må ikke på noen måte anbefale eller ta initiativ til brudd på eller omgåelse av gjeldende lover og regler, f.eks. på det skattemessige området.

Familieforhold
Søsken, foreldre/barn eller ektefeller/samboere skal, som hovedregel, ikke arbeide under samme leder (linjeleder) eller i samme avdeling. Medarbeidere som er i slekt med hverandre, skal ikke hindre, bedømme, godkjenne, revidere, kontrollere eller på annen måte påvirke arbeidet til en slektning.

Representasjon, reiser m.m.
Gjensidige forventer at medarbeidere som i kraft av sin stilling representerer eller kan bli identifisert med Gjensidige, gjør dette på en måte som inngir tillit både til Gjensidige og medarbeideren.

Gjensidige er imot kjøp av seksuelle tjenester. Medarbeidere på oppdrag eller reise for Gjensidige skal derfor avholde seg fra å kjøpe seksuelle tjenester. Kjøp av seksuelle tjenester kan bidra til ulovlig menneskehandel og brudd på menneskerettighetene.

Kunderettede arrangementer skal preges av nøkternhet og ha et forretningsmessig innhold både for kundene og Gjensidige. Relasjonsaktiviteter skal være i samsvar med utarbeidete retningslinjer.

En medarbeider kan ikke delta på reiser eller arrangementer tilbudt av Gjensidiges forbindelser uten at dette er klarert med overordnet. Reiser og opphold i forbindelse med utførelsen av arbeid for Gjensidige skal dekkes av Gjensidige. Dette gjelder også reiser og opphold i forbindelse med seminarer og andre faglige opplegg.

Sponsoraktiviteter skal være i samsvar med den til enhver tid vedtatte sponsorstrategi.

5. Habilitet

Beslutninger og saksbehandling
En medarbeider må ikke ta del i, eller søke å påvirke, en beslutning når det foreligger forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans/hennes uavhengighet (habilitet). Medarbeidere må derfor ikke delta i behandling eller avgjørelse av noe spørsmål i saker som medarbeideren selv eller nærstående har økonomiske eller andre personlige interesser i.

Medarbeideren skal underrette sin nærmeste overordnede straks han/hun blir oppmerksom på at en habilitetskonflikt kan oppstå. Den overordnede skal vurdere om andre medarbeidere eller omverdenen vil kunne trekke medarbeiderens habilitet eller etiske redelighet i tvil. Dersom det konstateres at inhabilitet foreligger, skal han/hun ikke delta i den videre behandling av saken.

For medlemmer av styre, representantskap og kontrollkomité henvises det særskilt til lov om finansieringsvirksomhet § 3-12 om inhabilitet.

Ansettelser
En medarbeider skal ikke benytte sin stilling til å påvirke ansettelsessaker slik at det skjer en favorisering på grunnlag av andre kriterier enn de som er direkte relevante for den aktuelle stillingen.

Etter avslutning av arbeidsforholdet
En medarbeider som slutter i konsernet, kan ikke ta med seg eller kopiere selskapets erfaringsarkiv, rutiner, interne systemer eller annen organisert kunnskap som er innkjøpt eller utviklet av og for ansatte i konsernet.

Ledende ansatte i Gjensidige, som er i posisjon til å påvirke regnskapet, kan ikke delta i utføring av ekstern revisors revisjon i konsernet før minst ett år etter at ansettelsesforholdet i konsernet opphørte.

6. Økonomiske forhold

Det kan oppfattes som en svekkelse av den respekt og uavhengighet Gjensidige tilstreber dersom medarbeidere er utsatt for sterkt økonomisk press.  En medarbeider som forstår at han/hun ikke vil klare å dekke sine økonomiske forpliktelser, må derfor straks skriftlig orientere sin nærmeste overordnede eller særskilt utpekt personalrådgiver om situasjonen. Rådgiveren skal videreformidle orienteringen til medarbeiderens nærmeste overordnede med mindre den økonomiske situasjonen er av forbigående karakter.

Ryddighet i egen økonomi
Gjensidige er avhengig av å ha tillit til sine medarbeidere, og forutsetter derfor at medarbeiderne har en ryddig privatøkonomi. Det forventes at medarbeiderne til enhver tid sørger for at økonomiske forpliktelser overfor Gjensidige holdes i orden – herunder kundeforhold med selskapet.

Medarbeidere som tiltrer stillinger med fullmakter til å binde Gjensidige økonomisk, må være innstilt på at Gjensidige foretar kredittsjekk.
 
En medarbeider skal ikke foreta registreringer og endringer av betingelser på egne eller nærståendes forsikringsavtaler eller andre avtaler.

Med nærstående forstås medarbeiderens ektefelle, samboer, partner, barn, øvrig nær familie, samt selskap, forening, lag og lignende der en selv eller noen av disse har vesentlig innflytelse i. Også andre forhold og relasjoner kan være av en slik art at de berørte etter en konkret vurdering må likestilles med nærstående (for eksempel naboer, nære venner m.v.).  

Dette er likevel ikke til hinder for at medarbeidere kan benytte de samme betjeningskanaler som er åpne for andre kunder.
Anvisning for utbetaling av en medarbeiders egne utgifter skal foretas av overordnet iht. fullmakter.

De tilleggsgoder medarbeiderne i Gjensidige har, må ikke utnyttes utover det formål som ligger i ordningen.

Deltakelse i ulovlig spillevirksomhet med økonomisk risiko er ikke forenlig med Gjensidiges virksomhet. 

Verdipapirhandel
Investering i verdipapirer må skje innenfor en ansvarlig økonomisk ramme. Gjensidiges interesser skal alltid gå foran medarbeidernes personlige interesser, og interessene skal heller ikke sammenblandes.

Ansatte må ikke på egne vegne eller på vegne av nærstående bruke informasjon fra diskusjoner eller notater om Gjensidiges mulige egne kjøp og salg av verdipapirer til å kjøpe, selge eller gi råd om å kjøpe eller selge slike verdipapirer. Slik informasjon er taushetsbelagt, og kan også være innsideinformasjon som utløser et lovfestet straffebelagt handleforbud. Er man i tvil, skal konsernsekretariatet kontaktes.

Gaver og andre fordeler
Medarbeidere eller nærstående skal ikke motta gaver eller andre fordeler, herunder rabatter eller bonus ved private kjøp, fra kunder, sponsorater eller leverandører, som kan relatere seg til medarbeiderens arbeidsforhold i Gjensidige konsernet med verdi som til sammen overstiger 500 kroner i året. Tilsvarende gjelder i tilknytning til forhandlinger med potensielle leverandører eller kunder. Dette er ikke til hinder for at medarbeideren eller nærstående benytter seg av ordinære rabatter eller bonusordninger som er tilgjengelig for markedet og fremforhandlede fordeler som Gjensidige har tilgjengeliggjort for alle ansatte.
 
Gaver eller andre fordeler, som ikke er fra arbeidsgiver, skal registreres i konsernets gave- og relasjonsaktivitetsregister med anslått verdi. Eventuell retur av gaver må skje på en måte som virker minst mulig støtende på giveren.
 
Når gaver gis til forbindelser, gjelder tilsvarende begrensninger. Gjensidiges motiver eller mottakerens integritet må ikke kunne trekkes i tvil.
 
Relasjonsaktiviteter
Medarbeidere kan delta i ordinære forretningsrelaterte sammenkomster, slik som middager, konserter og idrettsarrangementer. Kostnadene ved slike sammenkomster må være innenfor rimelige grenser. Deltakelse skal alltid forhåndsgodkjennes av nærmeste leder.
 
Verdi av mottatte fordeler ved relasjonsaktiviteter skal registreres i konsernets gave- og relasjonsaktivitetsregister.
 
Det vises til ”Konkretisering av etiske retningslinjer for relasjonsaktiviteter” og ”Retningslinjer for velferdstiltak, seminarer, gaver og premiering for egne ansatte, samt for kundepleie”.7. Kommunikasjon skal være åpen, ærlig og tydelig

All kommunikasjon i alle kanaler til alle målgrupper skal være åpen, ærlig og tydelig.

I forbindelse med salg og rådgivning har den enkelte medarbeider et særlig ansvar for at kunden tilbys slik informasjon som god forretnings-/rådgivningsskikk tilsier. Medarbeideren skal også tilstrebe at kunden er kjent med konsekvensene av de valg han/hun tar.

Alle uttalelser til mediene om Gjensidige eller et selskaps forhold skal gis av medarbeidere som er særskilt utpekt til å uttale seg på konsernets vegne. Andre medarbeidere skal henvise mediene til konsernets/selskapets kommunikasjons-/informasjonsavdeling.

8. Bruk av Gjensidiges utstyr og eiendeler

Gjensidiges datautstyr og -systemer skal ikke benyttes til andre formål enn det de er ment å brukes til.

Medarbeidere skal som hovedregel bare benytte Gjensidiges datautstyr eller andre eiendeler til arbeidsrelaterte formål. Privat bruk skal aldri skje på bekostning av arbeidsutførelsen.  Ingen skal i urimelig grad benytte telefon, kopimaskin, telefaks, e-post og internett til private formål.  Bruk som har sammenheng med dataspill, gambling, pornografi, rasisme eller andre formål som kan oppfattes som støtende, skal ikke forekomme. Det vises til Sikkerhetshåndboken.

9. Informasjon, taushetsplikt og varsling

Innhenting av opplysninger
En medarbeider skal ikke aktivt søke opplysninger om andre medarbeidere eller kunder via datasystemene eller på annen måte, når det ikke er nødvendig for hans/hennes arbeid i Gjensidige.

Taushetsplikten
En medarbeider har taushetsplikt om alt som han/hun i stillings medfør får kjennskap til av fortrolige opplysninger om Gjensidige eller Gjensidiges forbindelser. Taushetsplikten gjelder ikke bare overfor utenforstående, men også overfor nærstående og kolleger som ikke har behov for de aktuelle opplysninger i sitt arbeid.

Taushetsplikten gjelder ikke når en medarbeider har plikt til å gi opplysninger i henhold til lov. I tvilstilfeller må den som ber om opplysninger fra Gjensidige, selv dokumentere at informasjon kan gis uten at taushetsplikten brytes.

Informasjons- og varslingsplikt
Taushetsplikten er ikke til hinder for at en medarbeider informerer sin overordnede om forhold i Gjensidige som antas å være i strid med gjeldende lover, regler eller forskrifter fastsatt av myndighetene, eller ved vesentlige brudd på interne bestemmelser. Ved mistanke om at det har funnet sted et tilfelle som må betegnes som en uregelmessighet eller mislighet, er medarbeideren også pliktig til å rapportere tilfellet direkte til Compliance.

Medarbeideren skal kunne varsle om slike forhold uten at det får konsekvenser for arbeidsforholdet. Dersom han/hun ikke ønsker å informere nærmeste leder om forholdet, kan medarbeideren henvende seg til en annen overordnet, verneombudet/hovedvernombudet, Human Resources (HR) eller Compliance. En annen mulighet er å sende e-post til "Etikkpostkassen", etikk@gjensidige.no. Henvendelser vil bli behandlet konfidensielt dersom vedkommende ønsker det.

Medarbeidere som på forsvarlig måte varsler om kritikkverdige forhold i samsvar med dette punkt, skal ikke utsettes for represalier eller lignende.

I henhold til § 2-4 i arbeidsmiljøloven har ansatte rett til å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Varsleren gis lovvern mot gjengjeldelse i arbeidsmiljøloven § 2-5. Det vises til Gjensidiges varslingsplakat, se vedlegg 1 til disse etiske regler.

10. Deltakelse i annen virksomhet

Næringsvirksomhet
En medarbeider skal ikke drive, omtales i forbindelse med eller delta i økonomisk virksomhet, eller motta godtgjørelser utenfor Gjensidige uten at nærmeste overordnede er orientert om dette.

Gjensidige kan, etter vurdering av det enkelte tilfelle, nedlegge forbud mot at medarbeideren driver privat forretningsvirksomhet dersom slik virksomhet griper inn i arbeidstiden, i vesentlig grad legger beslag på medarbeiderens arbeidskapasitet, eller ikke er forenlig med vedkommendes stilling i Gjensidige eller Gjensidiges virksomhet for øvrig.

En medarbeider må melde fra til nærmeste overordnede hvis medarbeideren eller nærstående har vesentlige eierinteresser i virksomheter som har kunde- eller leverandørforhold til Gjensidige.  Dersom eierforholdet kan skape tvil om medarbeiderens lojalitet eller uavhengighet, kan Gjensidige sette frist for å avvikle eier- eller kundeforholdet.

En medarbeider må ikke drive virksomhet som konkurrerer med Gjensidige.

Medarbeidere i ledende stillinger kan ikke uten særskilt tillatelse fra nærmeste overordnede delta som ansvarlig medlem eller være styremedlem i selskap som driver næringsvirksomhet eller kredittvirksomhet.

Samfunnsengasjement
Medarbeidere kan påta seg verv utenfor Gjensidige. Er en medarbeider i tvil om engasjementet går ut over arbeidet i Gjensidige, eller er i strid med Gjensidiges verdier, skal dette tas opp med nærmeste overordnede.  I saker hvor Gjensidige omtales, forventes en korrekt og lojal holdning utad.

11. Markedsføring

En medarbeider skal ikke legge opp til noen former for salg eller markedsføring som kan oppfattes som støtende eller strider mot vanlige samfunnsnormer.

I all reklame, informasjon, produktprising og betingelser skal medarbeiderne vise et etisk samfunnsansvar gjennom bevissthet for miljøet.

12. Forholdet til annet etisk regelverk

Som et supplement til reglene her er det fastsatt særskilte regler for spesielle områder av virksomheten (datasikkerhet, bruk av internett, bankvirksomhet, kapitalforvaltning og salg av finansielle instrumenter).  I tillegg finnes det yrkesetiske regler for en del profesjoner som de aktuelle medarbeiderne også må forholde seg til.

13. Konsekvenser ved overtredelse

Gjensidige forutsetter at alle medarbeidere gjør seg kjent med, og retter seg etter, de etiske reglene. Gjensidige vil ikke tolerere overtredelser.  En overtredelse kan – i tråd med relevante lovbestemmelser – føre til interne disiplinærtiltak, oppsigelse, avskjed og/eller rettslig forfølging.

Ved mistanke om straffbare forhold eller alvorlige brudd på Etikkreglene skal Compliance varsles i henhold til ”Instruks for behandling av misligheter eller uregelmessigheter i Gjensidige”.

Om det skulle oppstå en uheldig praksis eller uregelmessighet, er Gjensidige forpliktet til å foreta nødvendige korreksjoner og iverksette forebyggende tiltak for å unngå gjentakelser.